요약
- 비동기식 커뮤니케이션은 즉각적인 응답 없이 정보 교환하는 것을 의미하며, 서로 다른 시간대에 있는 팀원들이 효율적으로 협업하고 일할 수 있도록 지원합니다.
- 비동기식 커뮤니케이션 도구는 시간대와 위치에 관계없이 원격 협업을 용이하게 해줍니다.
- 원격 근무 시 명확한 대응 시간, 기대치 설정, 문서화 문화 도입, 심도 있는 업무 기간 장려 등 생산성을 높이기 위한 원격 근무 커뮤니케이션 전략을 구현합니다.
비동기 통신이란?
비동기 통신은 수신자로부터 즉각적인 응답을 받지 않고 정보를 교환하는 상호작용 방식입니다. 실시간 통신과 정확한 시점에 두 명 이상의 참여자가 있어야 하는 동기식 통신과 달리, 비동기 방식은 팀원들이 각자의 속도와 일정에 맞춰 소통하고 협업할 수 있도록 합니다.
Teams, Zoom 이나 Google Meet 과 같은 도구는 모든 참여자가 동시에 참여하는 동기식 커뮤니케이션을 가능하게 합니다. 반면, 카카오톡, Slack와 같은 메시징 도구나 이메일은 즉각적인 응답이 필요하지 않은 비동기식 커뮤니케이션에 사용됩니다.
효과적인 비동기 커뮤니케이션을 위한 4가지 전략
원격 근무 환경에서 비동기 커뮤니케이션을 숙달하고 성공적으로 활용하려면 구체적인 전략과 모범 사례를 도입해야 합니다. 분산된 팀 내에서 효과적인 비동기 협업을 촉진하기 위해 구현할 수 있는 몇 가지 실용적인 전략은 다음과 같습니다.
1. 예상 응답 시간을 명확하게 설정하세요.
팀의 비동기식 커뮤니케이션에 대한 명확한 지침을 수립하세요. 여기에는 다양한 커뮤니케이션 채널에 대한 예상 응답 시간도 포함됩니다. 예를 들어, 팀원들이 카카오톡과 같은 인스턴트 메시징 도구를 통해 긴급하지 않은 메시지에는 근무 시간 중 24시간 이내에 응답해야 한다는 정책을 설정할 수 있습니다.
2. 문서화 및 지식 공유 문화 개발
대부분의 기업들은 체계적이지 않고 복잡한 문서 작업으로 인한 비효율성과 생산성 저하로 인해 매년 많은 분에 보이지 않는 손실을 입을 수 있습니다. 의사소통의 오류를 방지하고 원격 근무 팀을 쉽게 관리 하려면 팀원들이 프로젝트 세부 정보, 의사 결정 사항, 중요 정보를 중앙 집중식 문서(예: Google Docs, NAS 파일 등)에 기록하여 공유하면 효과적입니다.
즉흥적인 대화나 신속한 확인이 어렵기 때문에 원격 근무 팀에게는 지식 공유 허브 구축이 필수적입니다. 모든 필수 리소스, 문서, 그리고 기관 지식을 보관하는 중앙 집중식 디지털 저장소를 적극적으로 구축하고 유지 관리함으로써, 팀원들이 특정 담당자의 부재에 얽매이지 않고 필요한 정보에 접근하여 셀프 서비스를 제공할 수 있습니다.
지식 공유 허브에 다음 문서를 만들어 추가하는 것을 고려해 보세요.
- 커뮤니케이션 핸드북 . 회사 정책, 문화, 직원 행동에 대한 기대 사항을 담고 있습니다.
- 구성원 관리 정책 . 공정성과 고용법 준수를 보장하기 위한 가입 절차를 안내합니다.
- 온보딩 절차 . 신입 팀원이 조직에 효과적으로 적응할 수 있도록 보장합니다.
- 교육 매뉴얼 . 직원의 지속적인 교육 및 개발을 촉진하며, 이는 운영 표준 유지에 필수적입니다.
- 성과 평가 . 생산성과 경력 성장을 보장하기 위해 직원 성과를 평가하는 방법과 주기를 자세히 설명합니다.
- 윤리 및 행동 강령 . 행동과 의사 결정에 필요한 윤리적 행동과 조직의 가치를 간략하게 설명합니다.
- 소프트웨어 문서 . 사용자 매뉴얼, 개발자 가이드, 시스템 요구 사항 등 소프트웨어를 올바르게 사용하고 유지 관리하는 데 필수적인 문서입니다.
- 브랜드 가이드라인 . 모든 마케팅 및 커뮤니케이션 채널에서 조직 브랜딩을 일관되게 사용하도록 보장합니다.
- 비상 대응 계획 . 비상 사태나 재난 발생 시 안전과 사업 연속성을 보장하는 데 필수적입니다.
- 계약 및 합의 . 파트너, 공급업체 및 고객과의 사업 관계 조건을 정의하는 법률 문서입니다.
Wiki, SharePoint, Google Site 와 같은 도구는 팀과 공유할 수 있는 문서 저장소를 만드는 데 도움이 됩니다.
3. 심도 있는 작업 기간 확보
원격 근무자에게 방해받지 않는 집중 시간의 중요성을 인지하세요. 집중 시간은 생산성과 업무의 질을 향상시킵니다. 포모도로(Pomodor) 기법 과 같은 생산성 향상 방법을 연습 하거나 집중력 향상을 위한 시간을 확보하도록 장려하세요. 집중력 향상을 위해 집중력을 높이는 동안 방해 요소를 최소화하고 동시에 발생하는 방해를 피할 수 있습니다.
4. 비공식적인 팀 빌딩 장려
옛말에 “일만 하고 놀지 않으면 잭은 따분해진다”라는 말이 있습니다. 비동기적 소통을 오로지 비즈니스에만 국한시키지 마세요. 비공식적인 소통, 개인적인 소식, 그리고 회의를 통한 온라인 팀 빌딩 활동과 함께 장려하여 탄탄한 팀 문화를 조성하세요. 이는 원격 팀 내 유대감을 강화하는 데 도움이 될 것입니다.
참고 : Currents Research 2023.11 https://www.digitalocean.com/currents/november-2023#remote-work